Những lưu ý khi thực hiện lưu trữ hồ sơ

Lưu hồ sơ có lẽ không còn quá xa lạ với các doanh nghiệp hiện nay bởi nhu cầu quản lý, bảo quản hồ sơ là việc vô cùng quan trọng và cần thiết.

Hồ sơ giữ một vai trò rất quan trọng trong việc kinh doanh giữa doanh nghiệp với nhau cũng như đối với pháp luật nhà nước. Mỗi hồ sơ, tài liệu lại có tính chất và thời hạn lưu trữ khác nhau gây khó khăn trong quá trình lưu trữ. Vậy cần lưu ý những gì khi thực hiện luu chung tu?

Đánh giá chất lượng kho

Đối với các doanh nghiệp tự xây và quản lý kho cần phải tìm hiểu kỹ về quy trình xây dựng và quản lý kho đúng cách, còn với doanh nghiệp sử dụng dịch vụ thuê kho lưu trữ thì phải lựa chọn được đơn vị lưu hồ sơ uy tín, đảm bảo chất lượng.

Bạn có thể xem xét và kiểm tra về các yếu tố như kho có khô thoáng không?. Có bị ngập nước không? Có được trang bị hệ thống phòng cháy chữa cháy và camera không? An ninh, bảo vệ ra sao? Nếu đáp ứng đầy đủ các tiêu chí này thì bạn có thể cân nhắc sử dụng nơi đây làm kho lưu hồ sơ

Tài liệu phải được đựng trong các thùng dày, chắc chắn có thể làm từ nhựa hoặc thép không gỉ. Kích thước không cần quá lớn sẽ gây khó khăn trong khâu vận chuyển và di dời.

Kho đảm bảo vệ sinh thường xuyên, được xịt thuốc diệt mối, mọt định kỳ để hạn chế những yếu tố ngoại vi tác động đến hồ sơ lưu trữ. Môi trường xung quanh phải luôn khô ráo vì nếu ẩm ướt sẽ dễ gây nên nấm mốc hư hại tài liệu.

Sắp xếp tài liệu

Dựa vào tính chất quan trọng, mức độ ưu tiên có thế tiến hành phân loại và sắp xếp hồ sơ theo một quy tắc phù hợp. Ví dụ như phân loại theo ngày tháng, theo từng phòng ban hay mức độ quan trọng của hồ sơ.

Dán nhãn và ghi chú đầy đủ thông tin cho từng thùng tài liệu sao cho bạn có thể nhận biết và tìm thấy ngay lập tức khi tìm. Nên sắp xếp các thùng hồ sơ ở … Read the rest

Bài viết Những lưu ý khi thực hiện lưu trữ hồ sơ đã xuất hiện đầu tiên vào ngày Bản đồ nhà đất.

from Bản đồ nhà đất https://bandonhadat.vn/luu-y-khi-luu-ho-so.html
via Bandonhadat on Weebly